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用人单位应如何出具离职证明

作者:王辉


《中华人民共和国劳动合同法》第五十条第一款规定:“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。”可见,在解除或终止劳动合同时,用人单位应当向劳动者出具离职证明,这是用人单位的法定义务。实践中,用人单位欲以解除或终止劳动关系通知替代离职证明的做法或者以双方存在劳动争议为由不出具离职证明的做法都是错误的、不合法的。鉴于出具离职证明是用人单位的法定义务,那么接下来用人单位要考虑的就是如何依法出具离职证明。离职证明中什么必须写,什么可以写,什么不能写呢?且听笔者下文浅析。

    一、相关规定

《中华人民共和国劳动合同法实施条例》(以下简称“《劳动合同法实施条例》”)第二十四条规定:“用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限”。

《劳动部关于实行劳动合同制度若干问题的通知》第15条规定:“在劳动者履行了有关义务终止、解除劳动合同时,用人单位应当出具终止、解除劳动合同证明书,作为该劳动者按规定享受失业保险待遇和失业登记、求职登记的凭证。

证明书应写明劳动合同期限、终止或解除的日期、所担任的工作。如果劳动者要求,用人单位可在证明中客观地说明解除劳动合同的原因”。

二、实务案例

根据《劳动合同法实施条例》第二十四条规定,“劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限”这四项内容是一份合格离职证明必备内容,那么,离职证明中缺了这四项中的任何一项,劳动者都有权要求用人单位重新出具离职证明。然而,实践中更多的是,用人单位通常在前述四项内容的基础上加了其他内容,比如:“个人原因”、“严重违反公司规章制度”、“合法解除”、“竞业限制”、“联系电话”以及其他内容。而对于用人单位在离职证明上能否加其他内容,以下就以案例形式呈现实践中存在的不同观点。

(一)离职证明除必备四项内容外可以加其他不违反法律法规和公序良俗内容

◆参考案例1   北京市西城区人民法院作出的(2022)京0102民初1970号民事判决书

孙某2021223日入职某信息公司,双方签订3年期限的劳动合同(试用期6个月),工作岗位为IDC事业部大客户经理。2021622日,信息公司以孙某未达标、不符合录用条件解除与孙某劳动合同,双方因此发生争议。

经劳动仲裁前置程序,双方均不服仲裁裁决,向法院提起诉讼。在诉讼阶段,孙某提出,《离职证明》内容还写有公司联系电话,为避免在之后入职新单位做背景调查时出现不真实、不利的表述,认为信息公司应当向其重新出具不带有联系电话的离职证明;另,离职证明中将其职务岗位写为大客户经理,虽然与劳动合同保持一致,但因孙某一直以销售总监的身份对外工作,所以也应予以更正,要求信息公司重新出具离职证明。

法院经过审理认为,因诉讼中,双方已经确认某信息公司为孙某出具了解除劳动合同证明,且孙某所谓的重新开具理由均不能成立,本院对其此项诉讼请求,不予支持。

◆参考案例2   北京市第二中级人民法院作出的2020)京02民终4278民事判决书

沈某于2016518入职某证券公司,劳动合同期限至2021331日。2018731日,沈由于自身原因,向证券公司提出离职申请。201931日,证券公司向沈邮寄《处罚决定书》,给予沈开除处分。同日,证券公司出具《离职证明》,内容有:该同志于2016518日至2018830日在我公司工作,工作年限为23个月。其最后工作部门:债券投资总部,岗位:内控岗,在我司的最后一期劳动合同期限为201841日至2021331日。沈在职期间,存在严重违反公司规章制度的行为,且拒不配合公司调查。沈本人向公司提出辞职申请,于2018830日与公司解除劳动合同关系。因沈某个人存在严重违规行为导致公司遭受损失,公司保留在其离职后向其追究法律责任的权利”。2019319日,沈主张由于证券公司开具的《离职证明》包含违背事实和没有法律依据的内容,要求证券公司重新开具《离职证明》。双方为此发生争议,历经劳动仲裁及两级法院审理。

一审法院认为,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明。用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。本案中,沈主张证券公司应为其开具符合法律规定形式和内容的离职证明,根据法律规定,离职证明应写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限,现证券公司出具的离职证明已包括以上内容,故对于沈某的诉讼请求,本院不予支持。”沈某不服上诉。二审维持原判,驳回上诉。

(二)离职证明仅应包含法定的四项内容

参考案例1   2019年北京市人力资源和社会保障局劳动人事争议仲裁十大典型案例之七:姜某与某房地产经纪公司劳动合同纠纷案

姜某于201641日入职某房地产经纪公司,从事销售顾问工作,双方订立了为期5年的劳动合同。20186月,受市场不景气等因素影响,公司关闭了包括姜某所在门店在内的多家门店,并于当月两次向姜某发出《调整工作地点通知书》。姜某收到第二份通知书后明确拒绝到调整后门店工作。公司以姜某拒绝合理工作安排为由,在向其发出两份《警告函》后,又发出《解除劳动合同通知书》并向姜某出具了《离职证明》。《离职证明》中载明,双方解除劳动合同的原因系姜某严重违反公司规章制度。姜某认为房地产经纪公司属于违法解除,要求支付赔偿金,并不同意《离职证明》中写明离职原因,要求重新出具《离职证明》。

仲裁委审理后认为,双方在劳动合同中约定公司可以根据生产经营的需要合理调整姜某的工作地点,且调整后的工作地点离原工作地点相距不远,对姜某的生活并无不利影响,且其工作岗位及薪资待遇并无不利的变化,公司依据《员工手册》的相关规定与其解除劳动合同合法,故对姜某要求支付违法解除劳动合同赔偿金的请求不予支持;公司在《离职证明》中写明离职原因无相关依据,故对姜某要求重新开具《离职证明》的请求予以支持。

◆参考案例2   北京市第一中级人民法院作出的(2020)京01民终5967号民事判决书

杨某于2019920日入职某公司,工作岗位为法务(双方均承认实为法务主管,隶属于财务部),入职后双方签订了劳动合同书,约定劳动合同期限为2019920日至2022919日,其中试用期为2019920日至20191219日。杨某最后在岗上班的时间为20191212日,当天下班后双方劳动合同解除。公司于当日向杨某送达了《试用期解除劳动合同通知书》和《离职证明》。解除劳动合同通知书中载明解除劳动合同的原因为不符合法务主管岗位要求。杨某收到该通知书后在通知书的下方写明:只认可公司单方违法解除并收到通知书,对于解除理由、原因不予认可。《离职证明》中载明:“离职原因:不符合任职要求,劝退离职”。杨某对此离职证明不认可,最终诉至法院。

一审法院认为,从《劳动合同法实施条例》第二十四条规定可知,用人单位出具解除或终止劳动合同证明仅限于写明劳动合同期限、解除或终止劳动关系日期、工作岗位、在本单位的工作年限,并未包括解除劳动关系的原因或涉及劳动者能力、品行等情况的描述。本案中,公司于20191212日为杨某出具了离职证明,但该证明并未按照上述法律规定的内容进行书写,且涉及对劳动者能力、品行等情况的描述,为杨某再就业增加了不利因素,故杨某要求公司重新为其开具符合相关法律规定的离职证明,于法有据,法院应予支持。遂判决公司于判决生效后七日内重新为杨某出具符合《劳动合同法实施条例》第二十四条规定内容的解除劳动合同的证明。公司不服一审判决提出上诉。

二审法院认为,公司为杨某出具解除劳动合同证明应当符合《劳动合同法实施条例》第二十四条规定,公司主张在离职证明中增加离职原因为不符合录用条件及双方存在劳动争议等内容,缺乏法律依据,本院不予支持。判决驳回公司上诉。

三、析及建议

    (一)分析

离职证明中什么必须写,什么可以写,什么不能写呢?从《劳动合同法》第五十条、《劳动合同法实施条例》第二十四条来看,“劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限”这四项内容是必须写。在法定四项内容外增加不会引发争议的事项,比如合法且不会对员工再就业有不利影响甚至有可能有利于员工再就业的内容可以写,通常增加这些内容员工不会要求重新开具离职证明。司法实践中,多数法院认为,只要符合事实,这种离职证明就符合法律规定,但也有部门法院认为增加其他内容属于用人单位违背诚实信用原则,可见,不符合事实的、有争议的内容不能写。

(二)建议

1、用人单位应当在解除或者终止劳动合同时及时出具离职证明,不要肆意拖延,否则,如因此给劳动者造成损失的,需要赔偿劳动者的损失。

2、离职证明必须包含劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限四项内容,否则,有被责令重新出具离职证明的风险。

3《劳动合同法实施条例》第二十四条规定所述四项内容均属于对劳动合同履行情况的客观描述,一般不会引起争议。用人单位应秉持诚信原则,尽量依据该规定出具离职证明。如果要在四项法定内容外增加其他内容,增加内容一定要有事实依据,不违反法律法规及公序良俗,尽量不要任意添加不客观、不真实、有争议等影响劳动者再次就业的内容,不要借机减轻或免除自身义务、减损劳动者权益,以防搬起石头砸自己的脚,给自己带来不必要的麻烦与损失。

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